Algemene voorwaarden Praeca

Bedrijfsgegevens
Praeca

Artikel 1 – Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
Opdrachtgever: iedere rechtspersoon, overheidsorganisatie, publiekrechtelijke instelling, onderneming of natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en die met Praeca een overeenkomst sluit of daarover onderhandelt.
Overeenkomst: iedere afspraak tussen Praeca en Opdrachtgever over de levering van Diensten of een Product, inclusief de offerte, opdrachtbevestiging, eventuele nadere schriftelijke afspraken en deze algemene voorwaarden.
Diensten: alle door Praeca aangeboden of uitgevoerde werkzaamheden, waaronder strategische sentimentanalyses, openbronnenonderzoek (OSINT), risicoanalyses, monitoring, intelligenceproducten, veiligheidsadvies, beleidsadvies, organisatieontwikkeling, presentaties, briefings, opleidingen, trainingen, workshops en kennisdeling.
Product: ieder door Praeca opgeleverd resultaat, waaronder een rapport, analyse, advies, notitie, presentatie, dashboard, monitoringsupdate, signalering, trainingsmateriaal, format, protocol, handreiking of ander schriftelijk, digitaal of mondeling resultaat.

OSINT: het op rechtmatige en verantwoorde wijze verzamelen, verifiëren, analyseren en duiden van informatie uit openbare of anderszins rechtmatig toegankelijke bronnen.
Schriftelijk: communicatie per brief, ondertekend document, e-mail of een ander elektronisch communicatiemiddel waarvan de inhoud kan worden opgeslagen en achteraf kan worden geraadpleegd.
Werkdag: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van in Nederland algemeen erkende feestdagen.

Artikel 2 – Zakelijke dienstverlening
Praeca levert uitsluitend aan zakelijke en publieke opdrachtgevers. De Diensten zijn niet bestemd voor consumenten.
Een natuurlijke persoon die een Overeenkomst aangaat, verklaart dit uitsluitend te doen in de uitoefening van een beroep of bedrijf of namens een organisatie en verklaart bevoegd te zijn die organisatie te binden.
Indien Opdrachtgever de Diensten geheel of gedeeltelijk laat gebruiken door medewerkers, bestuurders, deelnemers of andere personen, blijft Opdrachtgever volledig verantwoordelijk voor de naleving van de Overeenkomst door deze personen.

Artikel 3 – Toepasselijkheid en rangorde
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op ieder aanbod, iedere offerte, iedere Overeenkomst en alle vervolg-, wijzigings- en aanvullende opdrachten van Praeca.
De toepasselijkheid van algemene inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Praeca deze vóór het sluiten van de Overeenkomst uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.
Bij tegenstrijdigheid geldt de volgende rangorde:
een door beide partijen ondertekende overeenkomst of opdrachtbevestiging;
de door Praeca uitgebrachte offerte;
een eventuele verwerkersovereenkomst, uitsluitend voor onderwerpen over verwerking van persoonsgegevens;
deze algemene voorwaarden.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig wanneer deze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen. Een afwijking geldt uitsluitend voor de betreffende Overeenkomst.
Indien Opdrachtgever na ontvangst van deze voorwaarden een opdracht bevestigt, een boeking verricht, een betaling doet of Praeca met de uitvoering laat beginnen, geldt dit als aanvaarding van deze voorwaarden.

Artikel 4 – Aanbod en totstandkoming
Tenzij anders vermeld, is een offerte dertig kalenderdagen geldig.
Op de website vermelde prijzen, doorlooptijden, voorbeelden en omschrijvingen zijn indicatief en vormen geen bindend aanbod.
Een Overeenkomst komt tot stand wanneer:
Opdrachtgever een offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk aanvaardt;
Praeca een opdracht schriftelijk bevestigt;
Opdrachtgever via de website een zakelijke boeking of bestelling afrondt; of
Praeca op verzoek of met instemming van Opdrachtgever feitelijk met de uitvoering begint.
Kennelijke vergissingen, verschrijvingen, rekenfouten en evidente fouten in een aanbod, publicatie of communicatie binden Praeca niet.
Mondelinge toezeggingen en wijzigingen zijn pas bindend nadat Praeca deze schriftelijk heeft bevestigd.
Degene die namens Opdrachtgever opdracht geeft, staat ervoor in dat hij of zij daartoe bevoegd is. Bij het ontbreken van die bevoegdheid mag Praeca zowel de organisatie als de handelende persoon aanspreken voor de nakoming en de daardoor ontstane schade, voor zover wettelijk toegestaan.

Artikel 5 – Opdracht, scope en meerwerk
De inhoud en omvang van de opdracht worden bepaald door de offerte of opdrachtbevestiging. Alleen daarin uitdrukkelijk genoemde werkzaamheden en Producten behoren tot de opdracht.
Praeca mag de aanpak, zoekstrategie, bronnenkeuze, analysemethode en volgorde van werkzaamheden naar professioneel inzicht bepalen, binnen de overeengekomen doelstelling en wettelijke kaders.
Verzoeken die de afgesproken onderzoeksvraag, doelgroep, onderzoeksperiode, geografische afbakening, bronnen, zoektermen, rapportagevorm, revisies, presentaties of planning uitbreiden, gelden als meerwerk.
Meerwerk mag afzonderlijk worden gefactureerd tegen het overeengekomen tarief of, als geen tarief is afgesproken, tegen het op dat moment gebruikelijke tarief van Praeca.
Praeca informeert Opdrachtgever zo spoedig mogelijk wanneer redelijkerwijs voorzienbaar is dat aanvullend werk of budget nodig is. Het uitblijven van een voorafgaande prijsopgave doet niet af aan de betalingsplicht wanneer het meerwerk noodzakelijk is geworden door gewijzigde instructies, onjuiste of onvolledige informatie of handelen van Opdrachtgever.
Wijzigingen in de opdracht kunnen gevolgen hebben voor prijs, planning, onderzoeksmogelijkheden en uitkomsten.

Artikel 6 – Verplichtingen van Opdrachtgever
Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie, context, besluiten, documenten, toegang, contactpersonen en medewerking die Praeca redelijkerwijs nodig heeft.
Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid, actualiteit en rechtmatigheid van de aangeleverde informatie en instructies. Praeca mag daarop vertrouwen, tenzij de onjuistheid evident is.
Opdrachtgever meldt onverwijld omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de opdracht, waaronder nieuwe dreigingen, gewijzigde planning, bestuurlijke gevoeligheid, veiligheidsincidenten, mediabelang of veranderingen in het beoogde gebruik van het Product.
Opdrachtgever draagt zorg voor een rechtmatig en voldoende bepaald doel van de opdracht en voor de noodzakelijke interne bevoegdheden, grondslagen, besluiten en toestemmingen.
Opdrachtgever wijst één bevoegde contactpersoon aan. Aanwijzingen en goedkeuringen van deze contactpersoon mag Praeca als bindend beschouwen.
Vertraging, extra kosten of kwaliteitsverlies als gevolg van te late, onjuiste of onvolledige medewerking van Opdrachtgever komen voor rekening en risico van Opdrachtgever. Termijnen worden in dat geval ten minste verlengd met de duur van de vertraging en de tijd die redelijkerwijs nodig is om de werkzaamheden opnieuw in te plannen.
Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de eigen besluitvorming, de implementatie van adviezen, de keuze van maatregelen en de inzet van het Product binnen de eigen organisatie.

Artikel 7 – Uitvoering en professionele standaard
Praeca voert de Overeenkomst zorgvuldig, onafhankelijk en naar beste professionele inzicht uit. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen, betreft dit een inspanningsverplichting en geen resultaatsverplichting.
Praeca kan niet garanderen dat een onderzoek iedere beschikbare bron, ieder bericht, ieder account, iedere actor, iedere dreiging of ieder toekomstig incident identificeert.
Praeca mag bij de uitvoering gebruikmaken van professionele software, databronnen, archiveringsdiensten, analysetools, geautomatiseerde ondersteuning en derden, mits dit verenigbaar is met de opdracht, vertrouwelijkheid en toepasselijke wetgeving.
Praeca blijft verantwoordelijk voor de eigen werkzaamheden van ingeschakelde derden binnen de grenzen van deze voorwaarden. Voor zelfstandig door Opdrachtgever voorgeschreven derden of bronnen draagt Praeca geen verantwoordelijkheid.
Praeca mag werkzaamheden weigeren, beperken, opschorten of beëindigen wanneer uitvoering naar haar oordeel onrechtmatig, onveilig, disproportioneel, misleidend, discriminerend, onethisch of schadelijk kan zijn.

Artikel 8 – Termijnen en levering
Genoemde lever- en uitvoeringstermijnen zijn streefdata, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk is bepaald dat sprake is van een fatale termijn.
Een termijn begint pas nadat de Overeenkomst tot stand is gekomen, alle benodigde informatie is ontvangen en een eventueel voorschot is betaald.
Overschrijding van een niet-fatale termijn geeft Opdrachtgever geen recht op schadevergoeding, korting, opschorting of ontbinding. Opdrachtgever stelt Praeca eerst schriftelijk in gebreke en geeft een redelijke hersteltermijn.
Producten mogen digitaal worden geleverd. Een Product geldt als geleverd wanneer het is verzonden naar het door Opdrachtgever opgegeven e-mailadres, in een overeengekomen omgeving beschikbaar is gesteld of tijdens een overleg is gepresenteerd.
Praeca mag in fasen of delen opleveren en de afzonderlijke onderdelen factureren.

Artikel 9 – Bijzondere bepalingen voor OSINT en openbronnenonderzoek
OSINT-onderzoek is afhankelijk van informatie die gedurende een afgebakende periode openbaar of rechtmatig toegankelijk is. Bronnen kunnen naderhand worden gewijzigd, verwijderd, afgeschermd, gemanipuleerd of onbereikbaar worden.
Een OSINT-product is een momentopname op het in het Product vermelde actualiteitsmoment. Zonder afzonderlijke monitoringsopdracht bestaat geen verplichting om het Product na oplevering te actualiseren.
Het niet aantreffen van informatie, dreiging, oproep, relatie of activiteit is geen bewijs dat deze niet bestaat of niet zal ontstaan. Formuleringen als “geen concrete aanwijzingen aangetroffen” hebben uitsluitend betrekking op de onderzochte bronnen, zoekmethoden, talen en onderzoeksperiode.
Online sentiment is niet zonder meer representatief voor de opvattingen van een gehele bevolking, doelgroep of organisatie. Online gegevens kunnen worden beïnvloed door algoritmen, bots, gecoördineerd gedrag, anonieme accounts, dubbele accounts, verwijderde berichten, selectiebias en beperkte toegang tot besloten omgevingen.
Broninformatie kan onjuist, onvolledig, gedateerd, misleidend of vervalst zijn. Praeca beoordeelt bronnen en informatie naar professioneel inzicht, maar kan authenticiteit of juistheid niet in alle gevallen definitief vaststellen.
Waarschijnlijkheidsuitspraken, scenario’s, risico-inschattingen en vertrouwensniveaus zijn analytische oordelen op basis van de op dat moment beschikbare informatie. Zij zijn geen vaststaande feiten of garanties over toekomstige gebeurtenissen.
Praeca maakt waar passend onderscheid tussen vastgestelde feiten, onbevestigde signalen, bronverklaringen, aannames en analytische oordelen. Opdrachtgever houdt bij gebruik van het Product rekening met dit onderscheid en met vermelde beperkingen en onzekerheden.
Praeca verricht geen hackactiviteiten, onbevoegde toegang, misleiding, infiltratie, omzeiling van beveiligingsmaatregelen of aankoop van evident onrechtmatig verkregen gegevens, tenzij een specifieke handeling aantoonbaar rechtmatig is, uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen en binnen de professionele en ethische kaders van Praeca past.
Een OSINT-product is niet automatisch geschikt als strafrechtelijk, bestuursrechtelijk of civielrechtelijk bewijs. Praeca garandeert niet dat een rechter, toezichthouder, opsporingsdienst of andere derde de verzamelde informatie als bewijs accepteert.
Opdrachtgever gebruikt de resultaten niet voor intimidatie, stalking, discriminatie, ongeoorloofde profilering, eigenrichting, reputatiebeschadiging of enig ander onrechtmatig doel.

Artikel 10 – Monitoring en signalering
Monitoring vindt uitsluitend plaats binnen de schriftelijk overeengekomen periode, bronnen, onderwerpen, zoektermen, talen, regio’s en rapportagemomenten.
Monitoring is niet volledig of ononderbroken en geldt niet als permanente bewaking, alarmcentrale, opsporing of 24/7-dreigingsdetectie, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.
Praeca is niet aansprakelijk voor gemiste signalen als gevolg van onder meer besloten groepen, platformbeperkingen, verwijderde inhoud, gewijzigde algoritmen, storingen, vertraging in indexering, afwijkende spelling, beeld- of audiocontent zonder doorzoekbare tekst of het gebruik van niet-afgesproken talen en kanalen.
Een signalering is een eerste professionele duiding en kan worden aangepast wanneer aanvullende informatie beschikbaar komt.
Bij een acute of levensbedreigende situatie blijft Opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor het inschakelen van 112, politie, beveiliging, crisisorganisatie of andere bevoegde instanties. Opdrachtgever mag niet wachten op een reactie of signalering van Praeca.

Artikel 11 – Advies, risicoanalyses en besluitvorming
Adviezen en risicoanalyses zijn opgesteld voor het overeengekomen doel, de beschreven context en het aangegeven actualiteitsmoment.
Geen enkele analyse of maatregel kan alle veiligheids-, reputatie-, juridische of organisatorische risico’s uitsluiten. Praeca garandeert geen risicoloze situatie, voorkoming van incidenten of bepaald bestuurlijk, operationeel of financieel resultaat.
Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de afweging van proportionaliteit, uitvoerbaarheid, bevoegdheden, budget, neveneffecten en actuele omstandigheden voordat een advies wordt uitgevoerd.
Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, vormt een Product geen juridisch, fiscaal, medisch, financieel, technisch-beveiligingskundig of recherchekundig advies en vervangt het geen advies van een daartoe bevoegde specialist of overheidsinstantie.
Mondelinge opmerkingen, tussentijdse bevindingen en concepten zijn voorlopig. Bij verschil tussen een mondelinge toelichting of concept en het definitieve schriftelijke Product, is het definitieve Product leidend.

Artikel 12 – Opleidingen, trainingen en workshops
Opleidingen, trainingen, workshops en materialen zijn bedoeld voor professionele kennisontwikkeling. Deelname levert geen wettelijke bevoegdheid, formele opsporingsbevoegdheid, beroepskwalificatie of garantie op een bepaald vaardigheidsniveau op, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders vermeld.
Opdrachtgever ziet erop toe dat deelnemers de inhoud uitsluitend rechtmatig, proportioneel, veilig en binnen hun eigen bevoegdheden toepassen.
Praeca mag programma, werkvorm, docent, locatie, planning en materiaal aanpassen wanneer de kwaliteit, actualiteit, veiligheid of uitvoerbaarheid dit redelijkerwijs vereist, zonder het wezenlijke karakter van de prestatie aan te tasten.
Persoonlijke toegang tot online leeromgevingen en digitaal cursusmateriaal is niet overdraagbaar. Het delen van accounts, inloggegevens, opnamen of materialen is niet toegestaan.
Deelnemers mogen geen beeld- of geluidsopnamen maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Praeca en de overige aanwezigen.
In oefeningen, casuïstiek en groepsgesprekken gedeelde niet-openbare informatie wordt vertrouwelijk behandeld. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor naleving daarvan door de deelnemers.
Tenzij anders overeengekomen, is een certificaat uitsluitend een bewijs van deelname en geen verklaring van vakbekwaamheid.
 

Artikel 13 – Annulering en verplaatsing door Opdrachtgever
Annulering of verplaatsing moet schriftelijk plaatsvinden. Het moment waarop Praeca de mededeling ontvangt, is bepalend.
Bij tussentijdse beëindiging van een maatwerk-, onderzoeks- of adviesopdracht is Opdrachtgever verschuldigd:
de vergoeding voor alle reeds uitgevoerde werkzaamheden;
alle reeds gemaakte of onherroepelijk aangegane kosten;
een vergoeding van 30% van het nog niet uitgevoerde deel van de overeengekomen prijs wegens gereserveerde capaciteit en planningsverlies.
Wanneer Opdrachtgever een maatwerkopdracht annuleert binnen vijf Werkdagen vóór de overeengekomen start, onderzoeksdag, presentatie, briefing of eerste oplevering, mag Praeca maximaal 100% van de voor die eerstvolgende fase overeengekomen vergoeding in rekening brengen.
Voor opleidingen, trainingen en workshops gelden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, de volgende annuleringskosten:
meer dan twintig Werkdagen vóór aanvang: 10% van de prijs;
elf tot en met twintig Werkdagen vóór aanvang: 50% van de prijs;
tien Werkdagen of minder vóór aanvang: 100% van de prijs.
Opdrachtgever mag na voorafgaande melding kosteloos een geschikte vervangende deelnemer aanwijzen, voor zover dit praktisch mogelijk is en geen bijzondere toelatingsvoorwaarden gelden.
Niet verschijnen, te laat verschijnen of het niet gebruiken van beschikbaar gestelde digitale toegang geeft geen recht op restitutie.
Voor doorlopende monitoring of periodieke dienstverlening geldt een opzegtermijn van één kalendermaand, tenzij schriftelijk een andere looptijd of minimumduur is overeengekomen.
 

Artikel 14 – Verplaatsing of beëindiging door Praeca
Indien Praeca door ziekte, veiligheidsomstandigheden, uitval van een essentiële deskundige of een andere zwaarwegende omstandigheid een geplande activiteit niet kan uitvoeren, mag zij een vervangende datum, werkwijze of deskundige aanbieden.
Indien een passende vervanging niet mogelijk is, mag Opdrachtgever het nog niet uitgevoerde deel beëindigen. Reeds betaalde bedragen voor dat deel worden terugbetaald. Verdergaande schadevergoeding is uitgesloten, behalve waar dwingend recht anders bepaalt.
Praeca mag een opdracht onmiddellijk opschorten of beëindigen bij een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik, integriteitsschending, gevaar voor personen, misleiding over het doel van de opdracht of instructies die botsen met professionele of ethische normen. Opdrachtgever blijft de reeds uitgevoerde werkzaamheden en aangegane kosten verschuldigd.
 

Artikel 15 – Prijzen, kosten en belastingen
Alle prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Reis-, verblijf-, locatie-, licentie-, databron-, druk-, koeriers- en overige externe kosten zijn niet in de prijs inbegrepen, tenzij de offerte anders vermeldt.
Indien geen vaste prijs is overeengekomen, factureert Praeca op basis van de bestede tijd en toepasselijke tarieven.
Een raming of indicatie is geen vaste prijs. Praeca meldt een voorzienbare substantiële overschrijding zo spoedig mogelijk.
Praeca mag tarieven voor nieuwe opdrachten wijzigen. Bij doorlopende dienstverlening kan een tarief jaarlijks worden aangepast op basis van kostenontwikkeling of prijsindexatie, mits dit ten minste dertig kalenderdagen vooraf wordt aangekondigd.
 

Artikel 16 – Facturering en betaling
Praeca mag vooraf, in termijnen, per fase, periodiek of na oplevering factureren.
Facturen moeten binnen veertien kalenderdagen na factuurdatum worden betaald, tenzij schriftelijk een andere termijn is overeengekomen of een dwingende wettelijke betaaltermijn geldt.
Opdrachtgever maakt bezwaren tegen een factuur binnen zeven kalenderdagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd kenbaar. Een bezwaar schort de betalingsverplichting voor het niet-betwiste deel niet op.
Na het verstrijken van de betaaltermijn is Opdrachtgever zonder nadere ingebrekestelling in verzuim. Opdrachtgever is dan de wettelijke handelsrente verschuldigd, evenals alle redelijke buitengerechtelijke en gerechtelijke invorderingskosten, met een minimum van € 40 voor zover wettelijk toegestaan.
Betalingen strekken eerst in mindering op kosten en rente en daarna op de oudste openstaande hoofdsom.
Praeca mag werkzaamheden, toegang, levering en gebruiksrechten opschorten zolang een opeisbare factuur niet volledig is voldaan. De gevolgen daarvan voor planning en continuïteit komen voor rekening van Opdrachtgever.
Opdrachtgever is niet bevoegd tot verrekening of opschorting, behoudens voor zover dwingend recht dit recht geeft.
Bij redelijke twijfel over de kredietwaardigheid of betalingsbereidheid van Opdrachtgever mag Praeca aanvullende zekerheid of vooruitbetaling verlangen.

Artikel 17 – Controle, klachten en herstel
Opdrachtgever controleert een Product zo spoedig mogelijk na levering op zichtbare afwijkingen van de opdracht.
Een klacht wordt uiterlijk binnen tien Werkdagen na levering schriftelijk, concreet en gemotiveerd gemeld. Een klacht over een redelijkerwijs niet eerder kenbaar gebrek wordt binnen tien Werkdagen na ontdekking gemeld.
Een klacht vermeldt ten minste het betreffende onderdeel, de gestelde afwijking, de relevante afspraak en de gewenste oplossing. Algemene onvrede, gewijzigde voorkeuren of een tegenvallende ontwikkeling na het actualiteitsmoment gelden niet als gebrek.
Bij een toerekenbare afwijking krijgt Praeca eerst een redelijke mogelijkheid om het Product te corrigeren, aan te vullen of opnieuw uit te voeren. Praeca bepaalt, in overleg met Opdrachtgever, de passende herstelwijze.
Kleine afwijkingen die het beoogde professionele gebruik niet wezenlijk beperken, geven geen recht op afwijzing, ontbinding, korting of schadevergoeding.
Revisies wegens nieuwe informatie, gewijzigde vragen, aanvullende wensen of gebeurtenissen na het actualiteitsmoment gelden als meerwerk.
Een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

Artikel 18 – Intellectuele eigendom en gebruiksrecht
Alle intellectuele-eigendomsrechten op methoden, formats, modellen, teksten, analyses, visualisaties, trainingsmaterialen, presentaties, werkwijzen, zoekstrategieën, tools en Producten van Praeca blijven bij Praeca of haar licentiegevers.
Na volledige betaling ontvangt Opdrachtgever een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht om het definitieve Product intern te gebruiken voor het uitdrukkelijk overeengekomen doel.
Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Praeca mag Opdrachtgever een Product of substantieel deel daarvan niet:
openbaar maken, publiceren of online plaatsen;
verkopen, in licentie geven of commercieel exploiteren;
delen buiten de overeengekomen verspreidingskring;
wijzigen op een wijze waardoor de inhoud, context of conclusies misleidend worden weergegeven;
gebruiken voor een ander dossier, andere persoon, andere locatie of ander besluit dan waarvoor het is opgesteld.
Opdrachtgever mag een Product binnen de eigen organisatie delen met medewerkers en adviseurs die het voor het overeengekomen doel nodig hebben, mits zij aan passende vertrouwelijkheid en gebruiksbeperkingen zijn gebonden.
Wettelijk verplichte openbaarmaking, waaronder openbaarmaking op grond van de Wet open overheid, blijft toegestaan. Opdrachtgever informeert Praeca, voor zover wettelijk mogelijk, vooraf over een voorgenomen openbaarmaking en biedt Praeca gelegenheid om vertrouwelijke bedrijfsinformatie, persoonsgegevens, veiligheidsinformatie en rechten van derden aan te wijzen. De uiteindelijke wettelijke beslissing blijft de verantwoordelijkheid van Opdrachtgever.
In Producten opgenomen materiaal van derden blijft onderworpen aan de rechten en gebruiksvoorwaarden van die derden. De Overeenkomst draagt daarop geen rechten over.
Praeca mag algemene kennis, ervaring, methoden en niet tot Opdrachtgever herleidbare inzichten die tijdens de opdracht zijn ontwikkeld voor andere opdrachten gebruiken. Vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens van Opdrachtgever worden daarbij niet prijsgegeven.
Praeca noemt Opdrachtgever niet als referentie en gebruikt diens naam of logo niet zonder voorafgaande toestemming, tenzij de samenwerking al rechtmatig openbaar is gemaakt en het gebruik niet misleidend is.

Artikel 19 – Vertrouwelijkheid en informatiebeveiliging
Partijen behandelen informatie waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs moeten begrijpen als vertrouwelijk.
Vertrouwelijke informatie wordt uitsluitend gebruikt voor uitvoering van de Overeenkomst en alleen gedeeld met personen die deze informatie daarvoor nodig hebben en aan vertrouwelijkheid zijn gebonden.
De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die aantoonbaar openbaar was, rechtmatig van een derde is verkregen, onafhankelijk is ontwikkeld of op grond van wet of bevoegd bevel moet worden verstrekt.
Bij verplichte verstrekking informeert de ontvangende partij de andere partij vooraf, voor zover dit wettelijk is toegestaan.
Praeca treft redelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen passend bij de aard van de opdracht. Geen enkel digitaal systeem of communicatiemiddel kan echter absolute veiligheid garanderen.
Opdrachtgever is verantwoordelijk voor veilige ontvangst, opslag, autorisatie, verspreiding en vernietiging van Producten binnen de eigen omgeving.
Opdrachtgever deelt gevoelige of gerubriceerde informatie uitsluitend via vooraf overeengekomen veilige kanalen en brengt Praeca vóór verstrekking op de hoogte van eventuele bijzondere beveiligings- of bewaareisen.
De geheimhoudingsplicht blijft vijf jaar na einde van de Overeenkomst bestaan. Voor bedrijfsgeheimen, persoonsgegevens en informatie waarvoor een langere wettelijke of contractuele plicht geldt, blijft zij gelden zolang het vertrouwelijke karakter voortduurt.

Artikel 20 – Persoonsgegevens en rechtmatig gebruik
Partijen voldoen ieder aan hun eigen verplichtingen op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming en overige toepasselijke privacywetgeving.
Het feit dat persoonsgegevens online of via openbare bronnen vindbaar zijn, betekent niet dat zij zonder beperking mogen worden verzameld, gecombineerd, gebruikt of verspreid.
Opdrachtgever staat ervoor in dat het doel, de opdracht, de aan Praeca verstrekte persoonsgegevens en het beoogde gebruik van het Product rechtmatig, noodzakelijk en proportioneel zijn.
Praeca bepaalt binnen haar eigen verantwoordelijkheid of en hoe zij persoonsgegevens uit openbare bronnen verwerkt. Zij kan zoekvragen of publicatie van gegevens beperken wanneer privacy, veiligheid, proportionaliteit of rechten van betrokkenen dit vereisen.
Indien Praeca voor een specifieke verwerking uitsluitend als verwerker namens Opdrachtgever handelt, sluiten partijen vóór aanvang van die verwerking een passende verwerkersovereenkomst.
Bijzondere persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag en passende waarborgen bestaan.
Opdrachtgever beperkt toegang tot persoonsgerichte Producten tot bevoegde personen en voorkomt ongeoorloofde verdere verwerking, publicatie en besluitvorming.
Iedere partij behandelt verzoeken van betrokkenen en meldingen van datalekken voor zover deze betrekking hebben op haar eigen verantwoordelijkheid. Partijen verlenen elkaar waar redelijk noodzakelijk medewerking.
Opdrachtgever vrijwaart Praeca tegen aanspraken en sancties die rechtstreeks voortvloeien uit onrechtmatige instructies, onrechtmatig aangeleverde gegevens of onrechtmatig gebruik of verspreiding door Opdrachtgever, behalve voor zover de aanspraak is veroorzaakt door een toerekenbare tekortkoming van Praeca.

Artikel 21 – Bewaartermijnen en onderzoeksdossier
Praeca mag een onderzoeks- en projectdossier bewaren voor kwaliteitsbewaking, verantwoording, beveiliging, facturering, klachtenbehandeling en rechtsbescherming, voor zover dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.
Tenzij anders overeengekomen of wettelijk vereist, mag Praeca operationele onderzoeksbestanden en bronkopieën na twaalf maanden verwijderen. Administratieve gegevens worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn.
Opdrachtgever vraagt vóór afloop van een overeengekomen bewaartermijn om eventuele overdracht van specifiek overeengekomen dossieronderdelen. Interne notities, methoden, werkbestanden, prompts, concepten en kwaliteitsdocumentatie hoeven niet te worden overgedragen, tenzij schriftelijk anders afgesproken.
Verwijdering of onbeschikbaarheid van openbare broninformatie na oplevering komt niet voor risico van Praeca.

Artikel 22 – Aansprakelijkheid
Praeca is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de Overeenkomst en pas nadat Opdrachtgever Praeca schriftelijk in gebreke heeft gesteld en een redelijke hersteltermijn ongebruikt is verstreken. Een ingebrekestelling is niet vereist wanneer nakoming blijvend onmogelijk is.
Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan: redelijke kosten om de prestatie alsnog aan de Overeenkomst te laten beantwoorden en redelijke kosten ter vaststelling en beperking van de directe schade.
Praeca is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van omzet, bedrijfsstagnatie, verlies of beschadiging van gegevens, reputatieschade, gemiste kansen, schade door besluiten of maatregelen van Opdrachtgever en aanspraken van derden.
Praeca is niet aansprakelijk voor schade die verband houdt met:
onjuiste, onvolledige, gemanipuleerde of gewijzigde informatie van Opdrachtgever of derden;
het niet beschikbaar zijn, verwijderen of wijzigen van online bronnen en platformen;
gebruik van een Product buiten het doel, de context, actualiteitsdatum of verspreidingskring;
wijzigingen in een Product door Opdrachtgever of derden;
het niet opvolgen van beperkingen, waarschuwingen of advies;
beslissingen van bestuurders, medewerkers, politie, justitie, toezichthouders, platformbeheerders of andere derden;
het uitblijven van een voorspeld of gewenst resultaat of het optreden van een niet-voorzien incident.
De totale aansprakelijkheid van Praeca per gebeurtenis en per Overeenkomst is beperkt tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekeraar in het betreffende geval uitkeert, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico. Indien om welke reden dan ook geen uitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het honorarium exclusief btw dat voor het schadeveroorzakende deel van de opdracht is betaald, met een absoluut maximum van € 10.000.
Samenhangende gebeurtenissen gelden als één gebeurtenis.
De beperkingen gelden niet voor schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Praeca zelf en evenmin voor zover een beperking wettelijk niet is toegestaan.
Opdrachtgever neemt redelijke maatregelen om schade te voorkomen en te beperken.
Iedere aanspraak vervalt indien deze niet binnen drie maanden na ontdekking schriftelijk en gemotiveerd is gemeld en, indien partijen geen oplossing bereiken, niet binnen twaalf maanden na die melding bij de bevoegde rechter aanhangig is gemaakt, behoudens dwingend recht.

Artikel 23 – Vrijwaring
Opdrachtgever vrijwaart Praeca tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit:
onrechtmatige of onbevoegde instructies van Opdrachtgever;
door Opdrachtgever verstrekte gegevens, materialen of beschuldigingen;
publicatie, verspreiding, wijziging of gebruik van een Product door Opdrachtgever buiten de Overeenkomst;
toepassing van onderzoeks- of trainingstechnieken door Opdrachtgever of deelnemers;
schending door Opdrachtgever van privacy-, auteurs-, portret-, databank- of andere rechten van derden.
De vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak rechtstreeks is veroorzaakt door opzet, bewuste roekeloosheid of een toerekenbare tekortkoming van Praeca.
Opdrachtgever verleent alle redelijke medewerking bij het verweer tegen een aanspraak en vergoedt de redelijke kosten daarvan.
 

Artikel 24 – Overmacht
Praeca is niet gehouden tot nakoming of schadevergoeding wanneer uitvoering tijdelijk of blijvend wordt verhinderd door een omstandigheid die redelijkerwijs buiten haar invloed ligt.
Onder overmacht vallen onder meer: ziekte of uitval van een essentiële deskundige, stroom- of internetstoring, cyberincident, storing of blokkade bij platformen of databronnen, uitval van leveranciers, overheidsmaatregelen, oorlog, terrorisme, ernstige maatschappelijke onrust, pandemie, brand, vervoersproblemen, staking en natuurgeweld.
Tijdens overmacht worden verplichtingen opgeschort. Partijen overleggen zo mogelijk over aanpassing, vervanging of verplaatsing.
Duurt de overmacht langer dan zestig kalenderdagen, dan mogen beide partijen het nog niet uitgevoerde deel schriftelijk beëindigen. Opdrachtgever betaalt de reeds uitgevoerde werkzaamheden en gemaakte kosten.
 

Artikel 25 – Opschorting en beëindiging
Praeca mag de uitvoering geheel of gedeeltelijk opschorten of de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien:
Opdrachtgever een opeisbare verplichting niet nakomt;
noodzakelijke informatie of medewerking uitblijft;
sprake is van een redelijk vermoeden van onrechtmatig, onveilig of onethisch gebruik;
voortzetting een onevenredig veiligheids-, integriteits-, privacy- of reputatierisico oplevert;
Opdrachtgever failliet wordt verklaard, surseance aanvraagt, wordt ontbonden of zijn onderneming staakt.
Voor zover herstel mogelijk is, geeft Praeca Opdrachtgever eerst een redelijke termijn om de tekortkoming te herstellen. Bij spoed, gevaar, onrechtmatigheid of blijvende onmogelijkheid is geen hersteltermijn vereist.
Bij beëindiging worden alle reeds verrichte werkzaamheden, gemaakte kosten en opeisbare annuleringsvergoedingen onmiddellijk verschuldigd.
Bepalingen die naar hun aard voortduren, waaronder vertrouwelijkheid, privacy, intellectuele eigendom, gebruiksbeperkingen, betaling, aansprakelijkheid en geschillen, blijven na einde van de Overeenkomst gelden.
 

Artikel 26 – Website en informatie van algemene aard
Informatie op de website, in nieuwsbrieven, socialmediaberichten en algemene publicaties van Praeca is uitsluitend informatief en vormt geen individueel advies, onderzoek of garantie.
Praeca streeft naar actuele en correcte informatie, maar kan niet garanderen dat alle website-informatie steeds volledig, actueel, foutloos of beschikbaar is.
Externe links en inhoud van derden worden uitsluitend ter informatie aangeboden. Praeca is niet verantwoordelijk voor beschikbaarheid, juistheid, veiligheid of inhoud daarvan.
Het zonder toestemming kopiëren, geautomatiseerd verzamelen, herpubliceren of commercieel gebruiken van website-inhoud en materialen van Praeca is niet toegestaan, behoudens wettelijke uitzonderingen.
 

Artikel 27 – Bewijs en elektronische communicatie
De administratie, projectregistratie, verzendgegevens, e-mails en elektronische logbestanden van Praeca leveren voldoende bewijs op van de daarin vastgelegde feiten, behoudens tegenbewijs door Opdrachtgever.
Partijen erkennen elektronische communicatie, elektronische aanvaarding en elektronische handtekeningen als geldig, voor zover de identiteit en inhoud voldoende kunnen worden vastgesteld.
Opdrachtgever houdt contact- en factuurgegevens actueel. Gevolgen van onjuiste of verouderde gegevens komen voor rekening van Opdrachtgever.

Artikel 28 – Wijziging van deze voorwaarden
Praeca mag deze algemene voorwaarden wijzigen. Voor nieuwe opdrachten geldt de versie die vóór of bij het sluiten van de Overeenkomst is verstrekt.
Bij doorlopende dienstverlening kondigt Praeca inhoudelijke wijzigingen ten minste dertig kalenderdagen vooraf aan. Indien een wijziging de positie van Opdrachtgever wezenlijk nadelig beïnvloedt, mag Opdrachtgever de doorlopende Overeenkomst beëindigen tegen de ingangsdatum van de wijziging, tenzij de wijziging noodzakelijk is door wetgeving of uitsluitend technisch of redactioneel is.
Een gewijzigde versie heeft geen terugwerkende kracht, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen of wettelijk vereist is.

Artikel 29 – Deelbaarheid en afstand van recht
Indien een bepaling geheel of gedeeltelijk nietig, vernietigbaar of onafdwingbaar is, blijven de overige bepalingen van kracht.
Partijen vervangen de ongeldige bepaling in overleg door een geldige bepaling die doel en strekking zoveel mogelijk benadert.
Het niet onmiddellijk uitoefenen van een recht betekent niet dat afstand van dat recht wordt gedaan.<

Artikel 30 – Klachten, toepasselijk recht en geschillen
Opdrachtgever legt een klacht eerst schriftelijk voor aan Praeca via info@praeca.nl, met een duidelijke omschrijving en relevante stukken. Partijen proberen binnen dertig kalenderdagen in goed overleg tot een oplossing te komen.
Op iedere rechtsverhouding met Praeca is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Praeca is gevestigd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Indien deze voorwaarden in meerdere talen beschikbaar zijn, is de Nederlandse tekst leidend.
---
Einde algemene voorwaarden – versie 1.0, 12 juli 2026